Assistant d'Agence H/F - France Présence

France Présence, Aide à domicile de confiance
Depuis 2002, France Présence oeuvre tous les jours pour apporter un accompagnement au maintien à domicile des personnes âgées, en situation de handicap et malades.
Par son attention permanente aux choix et aux besoins des personnes, elle apporte une réponse de proximité personnalisée et pérenne pour favoriser leur maintien à domicile et leur autonomie.

En 2013, France Présence rejoint le Groupe Oui Care.France Présence est une marque du groupe Oui Care, entreprise à mission reconnue pour son expertise dans l'accompagnement à domicile depuis près de 20 ans. L'agence de Libourne est spécialisée dans la prise en charge de la grande dépendance et du handicap, avec pour mission de garantir un accompagnement de proximité et de qualité auprès de ses clients (bénéficiaires) et de ses collaborateurs (auxiliaires de vie et intervenants à domicile).
1. Gestion administrative et accueil

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence (clients, familles, candidats, intervenants)
- Traiter et orienter les demandes entrantes (nouvelles demandes de prise en charge, réclamations, informations)
- Constituer et suivre les dossiers administratifs des bénéficiaires et des salariés
- Rédiger et mettre à jour les documents contractuels (contrats de prestation, avenants, etc.)
- Classer, archiver et assurer la conformité documentaire du dossier de l'agence

2. Gestion des plannings

- Élaborer, modifier et optimiser les plannings d'intervention des auxiliaires de vie en fonction des besoins des bénéficiaires
- Assurer la continuité de service en cas d'absence ou d'imprévu (remplacements en urgence)
- Suivre en temps réel les interventions via l'outil de télégestion / l'application dédiée
- Alerter en cas de retard, d'anomalie ou de non-réalisation d'une intervention

3. Suivi des ressources humaines de proximité

- Participer au suivi administratif du personnel intervenant (contrats, absences, congés, heures)
- Assurer un lien de proximité avec les auxiliaires de vie et remonter les besoins de formation ou d'accompagnement

4. Relation client et qualité de service

- Maintenir une relation de confiance avec les bénéficiaires et leurs familles
- Assurer le suivi de la satisfaction client et remonter les besoins d'ajustement de la prise en charge
- Participer à la gestion des réclamations en lien avec le/la Responsable d'Agence
- Veiller au respect des procédures qualité et des normes du secteur

5. Support à la gestion de l'agence

- Participer au suivi administratif et financier courant de l'agence (facturation, relances, suivi des paiements)
- Contribuer à la préparation de reportings d'activité pour la direction
- Appuyer le/la Responsable d'Agence dans les tâches de gestion quotidienne

Expérience

- Une première expérience en agence de services à la personne, secteur médico-social ou fonction administrative polyvalente est un plus
- Débutant(e) accepté(e) si forte motivation pour le secteur
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et à l'aise avec les logiciels de planification / télégestion
- Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités
- Bon relationnel, sens de l'écoute et de la discrétion (confidentialité des données sensibles)
- Réactivité et capacité à gérer les imprévus et les situations d'urgence
- Rigueur administrative

• Service client
• Logiciels bureautiques
• Relation client
• Pack Office
• Facturation
• Réactivité