Assistant - Assistante Administratif H/F - Selarl Postel-Houdee-Hourt

À propos du poste

Au sein d'un réseau de cliniques vétérinaires, vous intervenez à la fois sur les missions administratives de la clinique de Montpon-Ménestérol et sur des missions transversales d'accompagnement, de coordination et de suivi pour l'ensemble du réseau.

Ce poste polyvalent nécessite de la rigueur, de l'autonomie, un bon sens de l'organisation ainsi qu'une réelle aisance dans les échanges avec différents interlocuteurs.
Vos missions
1. Gestion administrative - Clinique de Montpon-Ménestérol

Au sein de la clinique, vous serez principalement en charge de :

Gestion des tableaux de suivi et de l'administratif, avec une maîtrise indispensable d'Excel et de Google Sheets : utilisation de formules, création et mise à jour de tableaux, recherche, extraction et traitement de données ;
Élaboration et suivi des plannings des salariés non-cadres, selon un roulement établi sur trois semaines, avec gestion des congés, absences, remplacements et ajustements nécessaires ;
Suivi des règlements et relance des clients : relances téléphoniques et par e-mail, suivi des dossiers en attente, identification des impayés et mise à jour des tableaux de suivi. Lorsque nécessaire, participation à la procédure de recouvrement jusqu'à la transmission du dossier à l'huissier de justice ;
Suivi et mise à jour des tableaux de bord permettant de faciliter le pilotage et le suivi de l'activité ;
Classement, archivage et gestion documentaire ;
Réalisation de diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la clinique.

2. Missions transversales - Gestion et animation du réseau

En lien avec les directeurs et les équipes des différentes cliniques du réseau, vous participerez notamment à :

Gestion administrative des formations des salariés pour l'ensemble du réseau : recueil des besoins, inscriptions, constitution et suivi des dossiers de prise en charge, relations avec les organismes de formation et les OPCO, suivi des conventions et des différents documents administratifs ;
Recueillir les besoins des directeurs de cliniques, assurer le suivi des demandes et faciliter la circulation des informations au sein du réseau ;
Organiser des réunions, formations et moments conviviaux pour les équipes du réseau, en présentiel ou à distance (visioconférences) ;
Participer à la coordination et au suivi des actions décidées lors des réunions ;
Accompagner le déploiement de projets visant à améliorer l'organisation, les méthodes de travail et le fonctionnement du réseau ;
Participer à la mise en place, au suivi et à la diffusion de tableaux de bord (organisationnels, commerciaux, indicateurs d'activité, etc.) ;
Collecter, consolider et mettre en forme les données nécessaires au suivi de l'activité du réseau ;
Contribuer à la communication et au partage des bonnes pratiques entre les différentes cliniques.

Savoir-faire

Excellente maîtrise d'Excel et de Google Sheets : formules, fonctions de recherche, traitement et analyse de données ;
Maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication à distance ;
La maîtrise des tableaux croisés dynamiques serait un réel atout ;
Expérience dans la gestion administrative des formations des salariés, idéalement avec une connaissance du fonctionnement des OPCO ;
Capacité à créer, alimenter, analyser et diffuser des tableaux de bord ;
Très bonne expression orale et écrite ;
Une expérience dans le suivi des règlements et/ou le recouvrement serait appréciée.

Savoir-être

Nous recherchons une personne :

Rigoureuse et organisée, capable de hiérarchiser les tâches et de respecter les échéances ;
Autonome, tout en sachant rendre compte de son activité ;
Polyvalente et réactive, capable de gérer des missions variées et de passer d'un sujet à l'autre ;
À l'écoute, afin de comprendre les besoins des diffé

Experience: 24 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Gestion des impayés clients ,très bon niveau d'Excel, google Sheets,gestion des dossiers de formations OPCO

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités vétérinaires

• Gestion des données
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Rigueur et méthode
• Analyse de données
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation