Responsable du Pôle Affaires Scolaires - Mairie de Coutras H/F - Communes

- Gestion et suivi des affaires scolaires
- Accueil physique et téléphonique du public
- Suivi et gestion des inscriptions scolaires
- Gestion des dossiers « famille » et suivi des enfants : PAI, enfant en situation de handicap, ...
- Assurer la facturation mensuelle des prestations
- Gestion des inscriptions au transport scolaire et suivi du bon déroulement des circuits
- Suivi des budgets et des commandes des services : écoles, affaires scolaires, RASED
- Gestion des courriers
- Assurer les tâches administratives du service
- Seconder la directrice de l'Éducation dans ses missions

ACTIVITÉS ET TÂCHES DU POSTE

Affaires scolaires
- Management fonctionnel et hiérarchique des ATSEM
- Accueil des familles et accompagnement dans leur démarche
- Assurer l'inscription scolaire des enfants et son suivi
- Informer les familles sur les différents services proposés : accueil périscolaire, restauration, EMS, ...
- Saisir sur ONDE (base élèves Éducation Nationale) toute nouvelle inscription - informer les écoles
- Préparation puis facturation des prestations repas, périscolaires, EMS, sport vacances
- Gestion des comptes « famille » avec le logiciel CONCERTO
Transports scolaires
- Suivi des demandes d'inscription via le logiciel de la CALI
- Encaissement des frais de gestion transports des familles
- Édition des cartes de bus
- Édition des listes de pointage à partir du logiciel
- Suivi des dossiers
- Gestion de régie
Autres
- Secrétariat
- Classement
- Convention d'utilisation des écoles et prêt de matériel
- Engagement et suivi des dépenses de fonctionnement et d'investissement des écoles (bons de commande, etc.)
- Préparation administrative des comités, commissions du service et participation ponctuelle
- Saisir les dysfonctionnements et demandes d'intervention des établissements scolaires sur le tableau intranet (travaux) et en assurer le suivi
- Être source de proposition visant l'amélioration du service
- Participer à la liaison avec les partenaires dont les écoles, la CALI, API, ...

Formations et qualifications nécessaires : Formation administrative ou expérience significative sur un poste similaire

Formations supplémentaires utiles : formation à l'encadrement d'équipe, formation dans le domaine des affaires scolaires

Savoir-faire
- Organiser et prioriser l'activité d'un service
- Organiser et gérer les campagnes d'inscription scolaire
- Instruire et contrôler les dossiers familles
- Gérer les situations complexes avec les familles et savoir relayer au supérieur hiérarchique
- Définir et/ou recueillir les besoins en matériel des affaires scolaires et passer commande
- Assurer la facturation
- Manager l'équipe des ATSEM : emploi du temps, planning, formation, remplacement, recrutement, prévenir et gérer les conflits, conduire les entretiens professionnels
- Élaborer le règlement intérieur et veiller à son application
- Tenir à jour les documents imposés par la réglementation
- Réaliser le suivi administratif
- Développer le travail transversal des équipes de terrain
Savoirs
- Connaissance des dispositifs éducatifs territoriaux
- Connaissance des partenaires institutionnels
- Connaissances en gestion administrative
- Maîtrise de l'outil informatique (logiciels Word et Excel)
- Environnement territorial, acteurs institutionnels, sociaux, culturels et associatifs locaux
- Notions du statut de la fonction publique territoriale (FPT)
- Rédaction de tous types de documents
- Élaboration et suivi d'un budget
- Mise en place des outils de suivi (type tableau de bord, ...)
- Organisation du travail et gestion du temps
Savoir-être
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Rigueur et organisation
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Autonomie et sens des responsabilités
- Aptitude au management
- Sens du travail d'équipe
- Capacité à prendre des décisions et à rendre compte

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Autonomie
• Excel
• Entretien professionnel
• Word
• Facturation
• Traitement du courrier
• Gestion des conflits
• Management d'équipe
• Réactivité
• Capacité d’adaptation