Assistant d'Agence H/F - Aad France Presence

France Présence est une marque du groupe Oui Care, devenu entreprise à mission en 2024. Cela signifie que nous inscrivons officiellement dans nos statuts des objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux.Ces engagements s'inscrivent pleinement dans la raison d'être du groupe : mieux grandir, mieux vivre, mieux vieillir.L'agence de Libourne est spécialisée dans la prise en charge de la grande dépendance et du handicap, avec pour mission de garantir un accompagnement de proximité de qualité
Vos missions : 1. Gestion administrative et accueil- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence (clients, familles, candidats, intervenants) Traiter et orienter les demandes entrantes (nouvelles demandes de prise en charge, réclamations, informations)- Constituer et suivre les dossiers administratifs des bénéficiaires et des salariés- Rédiger et mettre à jour les documents contractuels (contrats de prestation, avenants, etc.)- Classer, archiver et assurer la conformité documentaire du dossier de l'agence2. Gestion des plannings- Élaborer, modifier et optimiser les plannings d'intervention des auxiliaires de vie en fonction des besoins des bénéficiaires- Assurer la continuité de service en cas d'absence ou d'imprévu (remplacements en urgence)- Suivre en temps réel les interventions via l'outil de télégestion / l'application dédiée- Alerter en cas de retard, d'anomalie ou de non-réalisation d'une intervention3. Suivi des ressources humaines de proximité- Participer au suivi administratif du personnel intervenant (contrats, absences, congés, heures)- Assurer un lien de proximité avec les auxiliaires de vie et remonter les besoins de formation ou d'accompagnement4. Relation client et qualité de service- Maintenir une relation de confiance avec les bénéficiaires et leurs familles- Assurer le suivi de la satisfaction client et remonter les besoins d'ajustement de la prise en charge- Participer à la gestion des réclamations en lien avec le/la Responsable d'Agence- Veiller au respect des procédures qualité et des normes du secteur5. Support à la gestion de l'agence- Participer au suivi administratif et financier courant de l'agence (facturation, relances, suivi des paiements)- Contribuer à la préparation de reportings d'activité pour la direction- Appuyer le/la Responsable d'Agence dans les tâches de gestion quotidienneVotre profil :Expérience :- Une première expérience en agence de services à la personne, secteur médico-social ou fonction administrative polyvalente est un plus- Débutant(e) accepté(e) si forte motivation pour le secteur- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et à l'aise avec les logiciels de planification / télégestion- Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités- Bon relationnel, sens de l'écoute et de la discrétion (confidentialité des données sensibles)- Réactivité et capacité à gérer les imprévus et les situations d'urgence- Rigueur administrative

Experience: Débutant acceptéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Aide à domicile

• Service client
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Relation client
• Pack Office
• Facturation
• Réactivité